Как организации минимизировать затраты в условиях распространения коронавирусной инфекции

В сложившейся непростой ситуации (когда работники переведены на удаленную работу с сохранением прежней заработной платы, либо работникам предоставлены каникулы с сохранением заработной платы) работодатели ищут способы минимизировать свои затраты, ведь заработную плату они выплачивают в полном объеме, при этом большинство из них приостановили свою деятельность, либо поток клиентов резко снизился. Что делать в данной ситуации, как снизить нагрузку на вынужденные затраты?

Первое, что можно сделать в сложившейся ситуации – оптимизировать численность работников. В сложной экономической ситуации можно расстаться (если есть такая возможность) с работниками, оказывающими услуги на аутсорсинге. Если у вас, как у заказчика по договору, прекращается потребность в труде конкретного работника, то единственное, что предстоит сделать – уведомить такого работника, либо организацию, которая направила данного сотрудника (которое официально является его нанимателем). Как правило, такой персонал оформляется по срочному трудовому договору, то есть для выполнения конкретной задачи. Очевидно, что когда отпадает необходимость в конкретной услуге, договор можно расторгнуть. При этом, Заказчик обязан компенсировать исполнителю только фактически понесенные им расходы (п. 1 ст. 782 ГК РФ). Причем только те, которые были понесены исключительно в связи с оказанием услуг заказчику, в том числе в счет еще не оказанных услуг (п. 2 информационного письма Президиума ВАС РФ от 21 декабря 2005 г. № 104). Иные расходы (даже если они были предусмотрены договором) заказчик оплачивать не обязан.

Понятно, что это самый простой способ расторгнуть договор и тем самым сократить расходы на выплаты. Но проблема в том, что зачастую лишь минимальная доля работников оказывает услуги по аутсорсингу, да и не все работы можно оказывать таким способом.

Как быть с работниками, оформленными по трудовому договору? Если говорить о радикальных методах (увольнение, прекращение трудовых отношений), то по сути перед работодателем встает выбор — увольнять работника по сокращению штата, либо договариваться об уходе по собственному желанию. Первый способ максимально надежен с точки юридической точки зрения (так как в данном случае исключается риск обращения работника в суд с целью обжалования увольнения), но не позволяет сразу сократить выплаты, а наоборот: такому работнику придется выплатить заработную плату еще как минимум за четыре месяца (предупредить о сокращении необходимо минимум за 2 месяца, а также обязательной является выплата, кратная двум окладам), а также делать все необходимые отчисления налогов и страховых взносов. Более оптимальный вариант — договориться с сотрудниками, чтобы они написали заявление «по собственному желанию», предложив им компенсацию. При это недопустимы угрозы или давление на работника. Можно попытаться объяснить сложившуюся ситуацию, возможно гарантировав прием на работу после нормализации работы.

Если рассматривать вариант с временным приостановлением работы, то возможны несколько вариантов. Самый безболезненный для всех вариант — предложить работнику отгулять отпуск. Правда отпуск придется оплачивать. Более жесткий — договариваться об уходе в отпуск «за свой счет». Принудительно отправить в него работника нельзя.

Стоит рассмотреть имеющиеся подводные камни при направлении работника в отпуск за свой счет.

Нужно ли оплачивать ЕСН за работников, находящихся в отпуске без сохранения заработной платы?

Согласно ст. 420 Налогового кодекса РФ объектом обложения страховыми взносами является заработная плата и иные вознаграждения, которые производятся в рамках трудовых отношений (ст. 420 НК).

При нахождении работника в отпуске без сохранения з/п ему ничего не выплачивается, то есть отсутствует объект обложения взносами. Таким образом начислять и уплачивать страховые взносы не нужно.

Важное дополнение по поводу уплаты страховых взносов на тех, кто работает:
С 01.04.2020 компании и ИП, относящиеся к малому и среднему предпринимательству, будут уплачивать страховые взносы по следующим тарифам:

- взносы на ОПС – 10%;

- взносы на ОМС – 5%;

- взносы на ВНиМ – 0%.

Но эти пониженные тарифы применяются только к той части выплат в пользу каждого конкретного работника, которая превышает федеральный МРОТ (12 130 руб.). Сравнивать выплаты с МРОТ нужно по итогам каждого календарного месяца. Т.е. если, например, по итогам апреля сумма выплат сотруднику составит 18 130 рублей, пониженные взносы будут применяться только к сумме 6 000 рублей (18 130 – 12 130).

Относительно перевода сотрудника на % ставку стоит пояснить следующее.

В этом случае меняются существенные условия трудового договора, необходимо подписывать дополнительное соглашение. Для этого нужно согласие работника. То есть , если работник будет против, необходимо потребовать чтобы он находился на рабочем месте в соответствии с графиком работы. В случае отсутствия на работе фиксировать прогул.

Еще одним способом сократить расходы является невыплата премиальной части. Но это актуально только в том случае, если премии предусмотрены трудовым договором.

Как правило, конкретные показатели, за которые положены выплаты, прописываются в трудовом договоре. Поскольку в сложившейся ситуации потом клиентов снизился, либо вообще приостановлен, то выполнить план будет проблематично, а зачастую невозможно. То есть в данном случае работодатель вправе выплачивать только оклад.

Дополнительно снизить расходы на фонд оплаты труда можно с помощью введения неполной занятости. Опять же, данный вариант возможен только по согласованию с работником, так как изменяются условия договора.

Часто у работодателя возникают вопросы относительно возрастных сотрудников (старше 65 лет, которые обязаны соблюдать режим самоизоляции), а также находящимся на больничном листе и возможности предоставления им оплачиваемого отпуска.

Если работник работает у Вас первый год, право на использование отпуска появляется у него по истечении 6 месяцев работы. Ранее 6 месяцев он может пойти в отпуск только по согласованию с руководством.

По общему правилу очередной оплачиваемый отпуск может быть предоставлен работнику в любое время в течение календарного года в соответствии с графиком отпусков. Если у вас есть такой график, то ссылайтесь на него.

Что касается оплаты больничного: за период с 01.04.2020 по 31.12.2020 будут рассчитываться в особом порядке. (Федеральный закон от 01.04.2020 № 104-ФЗ)

Так, в случае, если пособие по временной нетрудоспособности, исчисленное по обычным правилам, в расчете за полный календарный месяц окажется меньше федерального МРОТ (12 130 руб.), пособие будет выплачено исходя из МРОТ.

В такой ситуации размер дневного больничного пособия определяется путем деления МРОТ на количество календарных дней в календарном месяце, на который приходится период временной нетрудоспособности. А чтобы определить размер пособия, подлежащего выплате, полученную величину нужно умножить на число календарных дней нетрудоспособности в конкретном календарном месяце.